Voldoet een ingescande handtekening aan het schriftvormvereiste? Het Landesarbeitsgericht (LAG) Berlin-Brandenburg heeft in de uitspraak van 16 maart 2022 duidelijk gesteld dat een ingescande handtekening niet voldoet aan het wettelijk vereiste schriftelijke vorm.
De uitspraak was gebaseerd op de volgende feiten:
Tussen werkgever en werknemer bestond een tijdelijke arbeidsovereenkomst.
De werkgever had de arbeidsovereenkomst voorzien van zijn ingescande handtekening en aan de werknemer toegezonden. De werknemer had de arbeidsovereenkomst in origineel gecontrasigneerd en per post aan de werkgever teruggezonden.
De werknemer neemt nu het standpunt in dat de tijdelijkheid van de arbeidsovereenkomst niet rechtsgeldig was overeengekomen, zodat er nu een arbeidsverhouding voor onbepaalde tijd zou bestaan.
Het LAG Berlin-Brandenburg heeft de vordering toegewezen.
Wat zit hier achter?
Volgens het Duitse recht kunnen tijdelijke arbeidsovereenkomsten worden gesloten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een beperking van de looptijd met en zonder objectieve reden.
Een overzicht van redenen voor een beperking van de looptijd van arbeidsovereenkomsten (bijv.: projectgebonden beperking) staat in § 14 lid 1 van de Duitse wet Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Als er geen dergelijke objectieve reden is, kan een arbeidsovereenkomst tot maximaal twee jaar worden beperkt. Binnen deze totale duur van twee jaar mag de tijdelijke arbeidsovereenkomst ook maximaal drie keer worden verlengd.
Daarop bestaan verschillende uitzonderingen, bijvoorbeeld op grond van cao's.
Ten behoeve van de rechtsgeldigheid, dient schriftelijk (met persoonlijke ondertekening = natte handtekening) te worden vastgelegd dat de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt gesloten (§ 14, lid 4, TzBfG). De arbeidsovereenkomst moet vóór aanvang van de arbeidsverhouding door beide partijen zijn ondertekend.
Ook tijdelijke verlengingen moeten schriftelijk en altijd voor het einde van de looptijd van de huidige tijdelijke arbeidsovereenkomst plaatsvinden.
Als de looptijd van de arbeidsovereenkomst niet rechtsgeldig is beperkt, wordt de arbeidsovereenkomst geacht voor onbepaalde tijd te zijn gesloten. Dit rechtsgevolg is uitdrukkelijk bepaald in § 16 TzBfG.
Aan het schriftvormvereiste van § 14, lid 4 TzBfG word alleen voldaan als de overeenkomst door beide partijen in origineel wordt ondertekend. De elektronische vorm is hierbij niet uitgesloten.
Met de elektronische vorm in de zin van de wet wordt echter niet bedoeld dat het schriftstuk wordt ondertekend, daarna ingescand en als pdf-document per e-mail wordt verzonden.
De elektronische vorm kan een originele (natte) handtekening alleen vervangen als aan de eisen van § 126a BGB is voldaan. Het moet dientengevolge om een gekwalificeerde elektronische handtekening gaan.
Op grond daarvan geldt het volgende.
Als er met een gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomsten dienen te worden gesloten, is er soft- en hardware nodig die gebruik kan maken van de digitale code en deze kan opslaan. Bovendien moet er bij certificatiedienstverleners een gekwalificeerd certificaat worden aangevraagd.
Deze dienstverlener moet de gebruiker op basis van zijn persoonlijke gegevens identificeren. Vervolgens geeft hij het certificaat af. Dit bestaat uit twee codes, een openbare en een privé code die alleen de gebruiker toegankelijk is.
Om te ondertekenen moet de gebruiker de op de chipkaart voor handtekeningen opgeslagen privécode in de PC inlezen en een PIN-code aangeven.
Hiervoor is een speciaal extra toestel nodig. Als de gebruiker een elektronisch document heeft gecodeerd overeenkomstig de vereisten van de Duitse wet Signaturgesetz, wordt erkend dat de gegevens door hem zijn ondertekend en na de ondertekening niet meer zijn gewijzigd.
De elektronische vorm vervangt dan de handgeschreven handtekening op de overeenkomst.
In verschillende wettelijke bepalingen waarin de schriftelijke vorm vereist is, is de elektronische vorm uitdrukkelijk uitgesloten.
In het arbeidsrecht geldt dit bijvoorbeeld voor de ondertekening van ontslagbrieven en vaststellingsovereenkomsten. Er moeten niet alleen rechtsgeldige documenten worden opgesteld, maar deze moeten ook rechtsgeldig worden bezorgd. Het verzenden van bijvoorbeeld een ontslagbrief per fax, e-mail of per WhatsApp is niet voldoende. Het ontslag zou in dat geval nietig zijn.
In de praktijk is het dus nog steeds aan te raden om geen tijd of moeite te sparen voor het opstellen en bezorgen van dergelijke documenten.
