Vanaf 1 januari 2025 wordt elektronische facturering verplicht in de B2B-sector in Duitsland. De nieuwe regel geldt voor alle ondernemers die in Duitsland goederen en diensten leveren aan andere ondernemers. Het doel van deze wijziging is om de efficiëntie van facturatieprocessen te verbeteren en de verwerking van elektronische facturen te bevorderen.
In Duitsland werd vanaf 2023 gediscussieerd over een wetsontwerp voor de verplichte invoering van elektronische facturen. Deze ontwerpwet is vastgelegd in de ‘Wachstumschancengesetz’. De wettelijke basis werd uiteindelijk gecreëerd toen de wet op 22 maart 2024 werd goedgekeurd door de Bundesrat, na een eerdere goedkeuring door de Bundestag. Deze regeling sluit ook aan bij de EU-richtlijn, die op 25 juli 2023 werd goedgekeurd door de EU-Raad.
Elektronische factuur
Vanaf 1 januari 2025 worden nieuwe definities ingevoerd in de Duitse omzetbelastingwet. Een elektronische factuur wordt gedefinieerd als een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat. Dit formaat moet voldoen aan de Europese norm EN 16931 voor elektronische facturatie, zoals vastgelegd in de EU-richtlijn 2014/55/EU.
Een belangrijke verandering is dat het gestructureerde formaat van de factuur kan worden overeengekomen tussen de factuuruitgever en de ontvanger. Dit biedt ruimte voor het gebruik van verschillende elektronische formaten, zolang deze de noodzakelijke gegevens kunnen extraheren in overeenstemming met de Europese normen. Formaten zoals de XRechnung of ZUGFeRD 2.0.1 (een combinatie van een PDF-document en een XML-bestand) voldoen al aan de vereisten.
Alle B2B-transacties in Duitsland
De verplichting tot elektronische facturatie geldt voor alle B2B-transacties waarbij zowel de ondernemer als de ontvanger in Duitsland gevestigd is. Vestiging betekent dat het hoofdkantoor, de bedrijfsleiding of een vestiging in Duitsland aanwezig moet zijn. Een btw-registratie alleen is niet voldoende om onder de regeling te vallen.
Overgangsregelingen
Er zijn ruime overgangsregelingen om bedrijven de tijd te geven om zich aan te passen. Tot eind 2026 mogen papieren facturen en elektronische facturen die niet aan het nieuwe formaat voldoen, nog steeds worden gebruikt, mits de ontvanger daarmee instemt. Voor het jaar 2027 geldt dit alleen nog voor bedrijven met een omzet van maximaal 800.000 euro in het voorgaande jaar. Vanaf 2028 moeten alle facturen voldoen aan de nieuwe eisen.
Factuurontvangers en btw-aftrek
Ondernemers moeten vanaf 1 januari 2025 ook in staat zijn om elektronische facturen in het nieuwe formaat te ontvangen. Toestemming voor elektronische facturen is dan niet langer vereist, tenzij een ander elektronisch formaat wordt gebruikt dat niet aan de nieuwe eisen voldoet.
Voor de btw-aftrek geldt dat alleen elektronische facturen die voldoen aan de nieuwe eisen, daarvoor in aanmerking komen. Gedurende de overgangsperiode tot 2027 zal er echter soepel worden omgegaan: de btw-aftrek wordt niet geweigerd enkel omdat de factuur in een onjuist formaat is opgesteld.
